끊임없이 쏟아지는 업무(일) 속에서 허우적대 본 사람이라면 누구나 “무슨 비법 없나?”라고 생각해봤을 것이다. 마인드맵, ToDo List, 우선순위, 마감일 관리, 위험 관리 등등 수많은 방법을 고안하고 실천해 보지만 그 결과는 신통찮았을 것이다. 거기에 또 하나를 보탠다. 사실 개인업무 생산성에 대해서 한번이라도 고민해본 사람은 이 책에서 소개하는 GTD(Getting Things Done)를 들어본 적이 있을 것이다.

이 책은 자기조직 방법론의 대가인 데이비드 알렌이 창시한 GTD (Getting Things Done) 방법을 소개한다. 이 방법은 끝없이 쏟아지는 업무를 효율적으로 처리하는 초인들이 주로 사용하는 방법론으로 알려져서 유명하다. 자기개발도서에서 소개하는 지엽적인 방법이 아니라 나에게 쏟아지는 일에 대한 이해부터 그 결과까지 고려한 업무 처리 절차를 고민하게 만들어준다는 점에서 그 가치를 알 수 있다.

본문에서 우리가 끊임없이 노력함에도 수많은 업무에 시달리는 이유를 다음과 같이 소개한다.

• 매일 또는 매시간 단위로 우리가 하는 약속에는 주의력을 분산하는 요인이 수없이 있기 때문에 제대로 집중력을 발휘할 수 없다.
• 자기관리 시스템이 효과적으로 이루어지지 않은 상태에서 큰 프로젝트를 수행하면 무의실적으로 저항만 불러오고, 목표를 제대로 관리할 수 없게 된다. 도리어 분산 요인이 증가하고 스트레스를 일으킬 수 있다.
• 거창한 목표와 가치를 파악하면 우리 눈도 덩달아 높아져서 더욱 많은 것을 바꾸려고 한다. 그렇지 않아도 해야 할 일이 눈덩이처럼 불어나 고통을 받으면서 말이다.

이러한 꼬집음을 이해하는 사람은 실제로 업무속에서 허우적대고 있을 것이라 예상된다. 그러면, 어떻게 업무를 효율적으로 관리하기 위한 비법(?)은 뭘까? 저자는 5단계 경영법 (A five-stage method for managing work flow)를 소개한다.

1. 관심을 끄는 사물을 수집(Collect)
2. 수집한 사물의 의미와 할 일을 검토(Process)
3. 결과를 조직화(Organize)
4. 선택가능한 방안 등을 검토(Review)
5. 행동에 옮김(Do)

이를 흐름으로 표현하면 다음과 같다.

이 업무 절차를 수행하기 위해 필요한 행동 선택을 위한 세가지 모형은 다음과 같다.

순간의 행동 선택을 위한 4가지 표준 모형

• 조건
• 가능 시간
• 가능 에너지
• 우선순위

일상 업무 평가를 위한 3중 모형

• 사전에 규정한 일을 하기
• 새롭게 등장한 일을 하기
• 일을 규정하기

자신의 일을 검토하기 위한 6단계 고도 모형 (우선순위)

• 5만 피트 이상 : 인생
• 4만 피트 이상 : 3~5년 후의 비전
• 3만 피트 이상 : 1~2년 안에 이룰 목표
• 2만 피트 이상 : 책임 영역
• 1만 피트 이상 : 현재의 프로젝트
• 활주로 : 현재의 행동

이 세가지 모형에 따라 업무의 진행을 판단하면 된다.

이 책에서는 소개되지 않지만 GTD 방법론의 단점은 다음과 같다.

• 조금 복잡하며 관리하고 있는 업무의 복잡도 자체를 줄여주지는 못한다.
• 개별 업무의 중요도를 표현하지 못해서 일을 효율적으로 처리함에도 결과적으로 성과를 못낼 수 있다.
• GTD는 개별 일 자체에 촛점을 맞춰 전체 과제(Project)의 목표(Goal)을 놓칠 수 있다.

이러한 단점을 보완하기 위한 수많은 변형 방법론이나 도구가 있으니 찾아보면 되겠다. (프랭클린 플래너 또는 ZEN 방법론)

마무리하며…

다시한번 끝없이 쏟아지는 업무들에 허우적대고 있는 분들에게는 이 책을 권한다. 단, 그전에 내가 어떻게 노력하고 실패해 왔는지를 한번더 생각해보고..